Lånesagen trin for trin
Låneanmodning
Skal fremsendes til Nationalmuseets udlånschef
- senest 6 måneder før ukompliceret udlån
- senest 6-12 måneder før kompliceret/internationalt lån
- senest 12-18 måneder før lån, hvor der indgår våben omfattet af våbenlovens kontrolbestemmelser
Den skal indeholde
- Genstandsliste med Nationalmuseets genstandsnumre
- Udstillingsperiode - genstande udlånes maks. 5 år ad gangen
- Lånestedets adresse- og kontaktoplysninger
- Beskrivelse af formålet med udlånet og det udstillingsprojekt, lånet indgår i
Du kan tidligt i forløbet kontakte museets lånegruppe eller samlingskoordinatorer med henblik på rådgivning og afklaring af genstandsliste eller andre spørgsmål vedr. lånet..
Vi hjælper gerne!
Sagsbehandling
Nationalmuseet vurderer ansøgningen, og imødekommer eller afslår låneanmodningen. Afslag kan gives på baggrund af
- Lånestedets status
- Som hovedregel udlåner Nationalmuseet kun til statslige eller statsanerkendte museer i Danmark og sammenlignelige institutioner i udlandet
- Nationalmuseets egen brug af genstanden
- Den kan indgå i museets egne udstillinger eller til museets egne forskningsprojekter og analyseforløb
- Genstandens bevaringstilstand
- I enkelte tilfælde kan det vurderes, at genstanden ikke tåler den håndtering, som et udlån kræver
- Genstandens evt. udlån til anden side i samme periode
Hvis Nationalmuseet afslår låneanmodningen, modtager anmoderen en skriftlig begrundelse.
Dokumenter fremsendes af Nationalmuseet
• Nationalmuseets betingelser vedrørende udlån, som angiver de generelle betingelser for udlån
• Nationalmuseets forsikringsklausuler, som skal indgå i forsikringspolicen
• Facilitetsrapport (SFR), som udfyldes og tilbagesendes af låner. Den anvendes til vurdering af sikrings- og udstillingsforhold på udstillingsstedet
Faciliteter og forhold afklares - Aftaler udarbejdes
I dialog mellem låner og Nationalmuseet afklares
- sikringsforhold og sikringsniveau for lånested og udstillingsmontrer
- monterings- og konserveringsbehov for genstande
- evt. overvågning af klima mv.
Låner får besked om de afledte udgifter, som lånet afstedkommer inden den endelige kontrakt underskrives
Afklaring af sikringsforhold på stedet kan afstedkomme et besøg fra Nationalmuseets sikringschef. Det udføres normalt på låners regning.
Lånekontrakt
Nationalmuseet fremsender, når alle aftaler er på plads, en lånekontrakt, som skal underskrives og returneres.
Lånekontrakten indeholder samtlige lånebetingelser:
- Krav til genstandenes udstillingsforhold (klima, lys, montrer m.m.),
- Sikringskrav
- Nationalmuseets beregning af lånegodtgørelse
Den underskrevne lånekontrakt er et juridisk bindende og fortroligt dokument mellem Nationalmuseet og låner.
Forsikring
Nationalmuseets genstande skal være forsikrede ifølge de krav, som er beskrevet i Nationalmuseets forsikringsklausuler.
Låneren er ansvarlig for at fremskaffe et gældende forsikringscertifikat for låneperioden på den af Nationalmuseet ansatte forsikringssum.
Forsikringscertifikatet skal senest modtages på Nationalmuseet på den dato, der oplyses i lånekontrakten og datoen må ikke overskrides.
Forsikringsværdi for hver genstand er anført i Lånekontrakten og skal behandles fortroligt.
Lånet ekspederes
Nationalmuseet pakker som hovedregel selv genstandene i en lånesag.
Genstandene fotodokumenteres til tilstandsrapport på Nationalmuseet.
Transport af Nationalmuseets genstande ledsages af en kurer fra Nationalmuseet, med mindre andet specifikt aftales.
Valg af transportform, transportør og kurer træffes af Nationalmuseet.
Genstandene udleveres og returneres som aftalt ifølge lånekontrakten.
Omkostninger ved lån
Nationalmuseet opkræver ikke gebyrer for sagsbehandling og vejledning i forbindelse med lånesager.
Låner skal dog selv afholde de direkte omkostninger forbundet med udlånet.
Alle direkte omkostninger fremgår af Lånekontrakten, og låner er således inden kontraktunderskrivelse orienteret om vilkår for og priser i forbindelse med et udlån.
Direkte omkostninger inkluderer:
• Forsikring
• Transport inkl. pakkematerialer
• Sikringsfotografering (foto til tilstandsrapporter)
• Rejseomkostninger og diæter for Nationalmuseets kurer
• Rejseomkostninger og diæter for Nationalmuseets sikringschef (i særlige tilfælde)
• Evt. konserveringsomkostninger, hvis konservering skønnes nødvendig
• Evt. fremstilling af specialmonteringer, hvis det skønnes nødvendigt